E-fatura, E-arşiv, E-İrsaliye Nedir? Avantajları Nelerdir?

Bilgi çağının bu denli hızlı bir şekilde ilerlemesiyle beraber hayatımızın her alanında ciddi etkiler yarattığı gözlenmektedir. E-defter, e-fatura, e-arşiv ya da e-irsaliye gibi durumlarla beraber literatürümüze eklenmiştir. E-fatura ve e-defter tercih eden firmaların genel olarak daha çok kullandığı uygulama, e-irsaliyedir. Hadi gelin hep birlikte bu kavramları öğrenelim.

E-fatura, çoğunlukla elektronik alanda oluşturulmuş ve kesilmiş faturanın, tedarikçiden müşteriye online şekilde gönderilmesini ve takip edilmesini sağlayan bir sistemdir. Gerçeklilik bakımından yazıyla yazılan faturalarla benzerlik gösterir. E-fatura, mükellefi işgücü ve vakit kaybı gibi sorumluluklardan kurtarır. Aynı zamanda matbaa ve tedarik masraflarını da minimize ederek maliyetleri belirgin seviyede düşürür.

E-fatura birçok işletme tarafından tercih edilmektedir. Bunun sebebi ise işletmelere birçok avantaj sunmasıdır. Avantajlarını şu şekilde sıralayabiliriz:

• Zaman ve Maliyet Tasarrufu: E-fatura uygulamalarının sağladığı en mühim avantajlardan biri fatura giderlerinin maddi açıdan tasarruf yaratmasıdır. Kağıt ve posta maliyeti ortadan kalktığı için baskı, yazdırma, imzalama, kaşeleme, postalama ve arşivleme maliyetleri minimize edilir. Faturalarınızı kargo ile iletmek yerine, e-fatura uygulamaları ile kolay otomasyon sağlayarak zamanınızı kendinize ayırabilirsiniz.
• Maddi Akış: E-fatura otomasyonu sayesinde firma, faturaları alıcısına hızlı bir şekilde gönderir. Böylece satışlarınız veya hizmetleriniz ardından tahsilat süreciniz normale göre daha hızlı başlar. E-faturalarınız üstünden maddi akışını kontrol edebilirsiniz.
• Verimlilik: E-fatura çerçevesinde hazırlanan faturalarda, el ile yapılan adımlardan farklı şekilde faturalandırma sürecindeki tüm hatalar ortaya çıkar ve analiz edilir. E-fatura sistemlerinin entegre oluşu, firmaları yükselmeye hazırlar ve farklılaşan ticari işlem sorumluluklarını karşılamak için altyapı oluşturur.
• Sürdürülebilirlik: Ofiste çalışan bir bireyin ortalama 8.000 kağıt tükettiği tahmin edildiğinde, e-faturanın işletmenizin karbon ayak izinin azalmasına sebep olacağı görülür. E-fatura kağıt tüketimini azaltıp sistem üstünde elektronik akış sağlayarak sürdürülebilirliğe katkıda bulunur.

E-faturadan sonra faturalama süreçlerinin dijital ortama aktarılması ile e-arşiv kavramı da sık sık karşımıza çıkmaya başlar. E-arşiv, standartlara uyan bir faturanın elektronik alanda ortaya çıkarılması, muhafaza edilmesi, ibrazı ve raporlamasını kapsar. Bu standartlar ise Gelir İdaresi Başkanlığı aracılığı ile sağlanır. Bu noktada e-fatura ve e-arşiv farkları dikkat çeker. Bu iki elektronik fatura türünde benzerlik olsa dahi farklılıklar meydana çıkar. E-fatura, e-fatura kullanıcısı olan kişiye gönderilir. E-arşiv faturası ise, e-fatura kullanıcısı olmayan kişiye gönderilir.

Son kavram olarak ise e-irsaliye, sevkiyatın nasıl ilerlediğini kontrol altına alır ve zamandan tasarruf elde edilmesine yardımcı olur. E-irsaliye aynı zamanda kağıt irsaliye ile aynı niteliklere sahiptir fakat dijital ortamda düzenlenen halidir. Aynı zamanda e-irsaliye, sevk ve taşıma olmak üzere ikiye ayrılır. E-irsaliyede mutlaka yer alması gereken bilgiler; düzenleyen firma bilgileri, yönlendirdiği alıcının bilgileri, düzenlenme tarihi, belge numarası, taşınan malın türü, taşınan malin miktarı ve sevk tarihi şeklinde bilinir. E-irsaliyenin avantajları şunlardır:

• Firmaları teknolojik ve elektronik bir ortama çekerek hem kırtasiye masrafları açısından hem de zaman açısından tasarruf sağlar. Böylece basım, arşivleme ve kargo giderleri de beraberinde azalmaya başlar.
• Bilginin elektronik alanda daha kısa sürede aktarılıyor olması tüm şirketler arasındaki iletişimi hızlandırır.
• Kağıt, mürekkep, kargolama gibi maliyetlerin azalmasıyla beraber çevreye zarar veren ögelerde azalmaya başlar.
• Kullanılan programlar ile tam entegrasyon sağlanabilir.
• Toplu biçimde e-irsaliye indirme ya da yazdırma gerçekleştirilebilir. Aynı zamanda e-irsaliyeler e-faturaya çevrilebilir.
• Sevkiyatların hızının artması ve işlemlerin kısa zamanda gerçekleşmesi müşteri memnuniyetinin de doğru orantılı bir şekilde artmasını sağlar.

Özetle e-fatura, e-arşiv ve e-irsaliye gibi kategoriler firmalara zamandan tasarruf sağlayarak bilgilerin düzenli durmasını sağlar. Böylece iş hayatında önde olabilir ve firmanızda nizamı daha kolay sağlayabilirsiniz.